Att fundera på inför valet av TA-system

Att välja TA-system till sin rörelse är ett rejält steg. Det krävs mycket funderingar kring företagets behov och därefter välja rätt system. Självklart finns det ett stort antal faktorer att tänka på inför valet av TA-system.

Det är inte bara de tekniska funktionerna som bör vara bestämmande när ett TA-system ska inhandlas. Vem vill äga ett system som alltid krånglar? På samma sätt som man vill att motorn i bilen ska vara pålitlig och bidra till många felfria mil, vill man likaså att sitt TA-system ska vara pålitligt. Det är ju extremt viktigt att systemet jämt är tillgängligt samt att det inte ständigt drabbas av driftfel. Om systemet är ur funktion funkar ju inte det viktigaste, d.v.s. att reservera transporter.

Det kan bli väldigt dyrt och arbetsamt ifall verksamhetens transporter blir stående. Det påverkar nämligen i flera led. Den som vill vara riktigt säker på att erhålla ett stabilt samt säkert TA-system bör välja ett av de etablerade systemen. Det är en försäkran i sig med tanke på att de är väl utarbetade och har troligen gått igenom omfattande uppdateringar under tiden systemet funnits på marknaden.

Det som är definitiv avgörande, eller åtminstone ett högst rekommenderat råd, är att välja ett TA-system med så hög ”upptid” som möjligt. Trots att det tycks vara omöjligt med en upptid på 100 % så bör man sträva efter att komma så tätt som möjligt. Den procentuella siffran uppger i vilken grad TA-systemets servrar är igång. Att fundera på upptiden är extra viktigt om organisationen är omfattande och TA-systemet används av många olika administratörer.

Tänk på att ta fram en prognos för framtiden innan du väljer TA-system. Volymerna inom verksamheten kan ju mycket väl komma att ändras längre fram i tiden och det tvingas givetvis även TA-systemet vara beredd på. Därför måste företaget räkna med vilka behov som tvingas mötas i nuläget, men likaså i framtiden.

För att ta fram en adekvat behovsanalys bör vissa grundläggande frågor redas ut samt analyseras över tid. Hur många transporter kommer registreras? Hur många användare ska vara anslutna till systemet? Övriga relevanta frågor är om de vanligaste transportörerna är anslutna till systemet och om det är möjligt att lägga till transportörer som inte redan finns i systemet.

Den som ändå är osäker i sin beräkning gör rätt i att välja ett grundpaket. Det är viktigt att det är ett paket som okomplicerat och smidigt kan uppgraderas. Det är nämligen både tidsödande och en onödig procedur att ersätta TA-system helt och hållet.

Men den som sannerligen vet vad verksamheten kräver av ett TA-system, och önskar mer invecklad funktionalitet, ges naturligtvis opportunitet att göra mer än endast boka transporter. Det bästa är att ringa och prata med leverantörer samt efterforska vilka möjligheter som finns. Det kan till exempel handla om olika prisfunktioner, ytterligare aviseringsmöjligheter och integrationer till e-handelssystem alternativt affärssystem och mycket mer.

I övrigt är det oerhört fördelaktigt ifall det ingår support för TA-systemet. En bra support måste vara snabb och tillförlitlig samt ingå i den totala kostnaden för TA-systemet.