Vad innebär ett TA-system?

Med TA-system avses ett administrativt system för transport som ger administratören möjlighet att hantera transportörer och sändningar på ett och samma ställe. En av de definitivt främsta fördelarna med ett TA-system är att administratörer med lätthet kan följa upp transporter och hantera kundnummer, adresser med mera. Det är med andra ord ett komplett system som underlättar jobb på många olika områden. Ett TA-system är således ett mer avancerat instrument än exempelvis en vanlig bokningsportal. Hela arbetssättet kring ditt företags transporter blir förbättrat.

Beroende på ditt företags nisch eller verksamhetens rutiner så finns hela tiden möjligheten att erhålla ett skräddarsytt TA-system. Olika företags behov varierar och det är angeläget att varje system uppfyller dessa och förenklar företagets dagliga rutiner. Det finns mängder av olika tänkbara verksamheter som kan vara i behov av ett TA-system. Allt från småföretagare som driver försäljning på nätet till stora väletablerade industrier.

Naturligtvis kan man tänka sig att de större industrierna kräver mer avancerade system. Det finns även standardiserade TA-system som inte är lika dyra, och antagligen är tillräckliga för den mindre verksamheten. Att verksamheten är liten är dock ingen säkerhet för att ett skräddarsytt system mycket väl kan krävas.

Det finns två skilda förutsättningar för att klara av att hantera ett TA-system. Antingen loggar du in i systemet direkt genom internet, eller så installerar du ditt TA-system direkt på datorn. Det sistnämnda alternativet kräver naturligtvis likaså anslutning mot webben. Fördelen med att logga in direkt i systemet är att det kan nås från vilken dator som helst. Därutöver får du automatiskt access till den senaste uppdaterade versionen. Ifall systemet istället är installerat lokalt på datorn tvingas man i de flesta fallen själv hålla ordning på uppdateringarna.

Problemet för många verksamheter är att onödig tid ödslas till extra göromål. För att optimera en verksamhets åtaganden krävs en del praktiska åtgärder. Det gäller att begripa att tid är pengar, och ökade intäkter är självfallet ett mål som samtliga näringsverksamheter måste sträva efter. Att verksamheten ska vara vinstdrivande är ju själva grundidén.

Det är flera som inte riktigt har koll på hur mycket tid som faktiskt går åt till att sända mail, ringa transportörer eller på något annat vis kontakta transportören. Sedan är det inte enbart själva upprätthållandet av kontakten som är tidskrävande. Det är även viktigt att hålla uppsikt så hela transporten blir korrekt. Exempelvis kan det handla om att hålla koll på papper och skriva ut etiketter för frakt.

Felsökning är likaså något som man bör kalkyrera med som tidskrävande. En eventuell felsökning underlättas därutöver inte i frånvaro av ett TA-system eftersom det blir svårare att känna till om vad som händer med din transport från tillfället då din transportör hämtar paketet.

När insikten väl slår till om hur tiden rinner bort kan det vara läge med ett TA-system. De nämnda detaljerna är endast ett fåtal om förfaringssättet och de tänkbara hinder som kan uppkomma runt en transport. För den som sannerligen vill effektivisera sin verksamhet är ett TA-system ett måste. Ett första steg är att skapa en behovsanalys och bringa tydlighet i vilka delar av verksamheten som bör effektiviseras.

Rekommenderade TA-system

Vanliga TA-system

Det finns mängder av olika leverantörer av vanliga TA-system. Naturligtvis är det flera faktorer som spelar in när man ska välja. Exempelvis är ju priset väldigt angeläget, men det bör inte vara avgörande. Att uteslutande välja det billigaste alternativet kan bli kostsamt för verksamheten i framtiden ifall det visar sig att systemet inte uppfyller en del krav och måste bytas ut. Välj TA-system noggrant efter behov är det främsta rådet som kan ges.

Memnon Networks har över 100 000 nöjda användare och ett av deras främsta TA-system är Web-TA. Det finns drygt ett hundratal transportörer uppkopplade till Web-TA och listan fylls kontinuerligt på. Främst är systemet avsett till de som ofta använder sig av transportörer såsom DB Schenker, DHL, DSV eller Posten.

Fler än 15 000 konsumenter utför dagliga bokningar genom tjänsten. Alla nya kunder blir erbjudna 30 dagar helt kostnadsfritt. Det ger tid åt den nya användaren stifta bekantskap systemets funktioner. Tiden fungerar också som en möjlighet att bestämma sig om tjänsten är värd att satsa fullt ut på. Memnon Networks har daglig bemannad support.

Centiros är ett annat företag på marknaden som tillhandhåller TA-system. Deras avsikt är att tillhandahålla marknadens bästa transportstöd. De erbjuder standardiserad smidighet från molnet. Och det är bland annat möjligt att uträtta förändringar utan att det påverkar rådande process. Välj transportörer ur Centiros lista och till en fast avgift kan man lägga till nya. Den unika affärsmodellen i systemet ger användaren grepp över utgifterna.

Centiro kan hjälpa användaren att också lägga till utländska transportörer i systemet. En oerhört omtyckt funktion är AT-väljaren som per automatik väljer transportör åt användaren. Valet av transportör är baserat på varje given situation. Därtill ger Centiros öppna arkitetur möjlighet att etablera integrationer mellan TA-systemet och användarens övriga system. Faktum är att Centiro ligger i framkant vad gäller just integrationer.

Ännu en stark leverantör på marknaden är Unifaun vars flaggskepp heter Unifaun Online. Det är ett TA-system som minst granterar de vanligaste grundfunktionerna som behandling av etiketter, frakthandlingar, tulldokument, sändningslistor, rapporter med mera. Flera av funktionerna kan hanteras av ett obegränsat antal användare.

Det ges möjlighet att välja mellan Standard alternativt Plus som bägge ger åtkomst till de transportörer som användaren anser nödvändiga. Bland annat Bring, DB Schenker, DHL, DSV samt Posten. En tilltalande fördel med Unifaun Online är att användaren endast betalar per sändning och behöver följaktligen inte tänka på kostnader såsom installations- och licensavgifter samt support- och uppdateringskostnader. Unifaun är generösa nog att potentiella kunder ges möjlighet att testa en demoversion av Unifaun Online. Den potentiella kunden kan då enklare ta ställning till produkten.

De ovan nämnda leverantörerna är pålitliga och etablerade, men det finns ännu fler på marknaden som kan vara av intresse. För att bli alldeles säker över sitt val bör man undersöka så många alternativ som möjligt. Många potentiella kunder vill helst kunna prova olika TA-system utan kostnad för att ges tillfälle att åstadkomma en grundläggande utvärdering.

En del vill frånsett att undersöka systemets funktioner dessutom prova användargränssnittet och stifta bekantskap med designen. Det är rentav faktorer som kan vara bestämmande i jämförelsen av två i övrigt likvärdiga TA-system.

Funktioner i ett TA-system

Vilka funktioner bör helst ingå i ett TA-system? Svaret är att det beror på vad din verksamhet kräver. Annorlunda verksamheter har skilda dagliga förfaringssätt och det är angeläget att reflektera över vilka delar som måste förbättras. Men det finns självklart vissa grundfunktioner som de allra flesta TA-system erbjuder. De två absolut främsta är givetvis att hantera transporter och boka transporter. Utifrån dessa grundfunktioner är det därpå möjligt att välja till ännu fler lämpliga funktioner för verksamheten.

Men det fundamentala med ett TA-system är ändå att beställa transporter. Rent praktiskt går det till på så sätt att man matar in det kundnummer för aktuell transportör för att utföra en beställning. Systemet förmedlar i sin tur till transportörerna vem som står bakom bokningen. Gränssnittet i systemet är vanligtvis mycket okomplicerat, och det är även möjligt att boka in fler än en transportör.

TA-systemet hjälper användaren att hålla koll på exempelvis vissa vikter gällande ett visst kollislag. Skulle felaktig information fyllas i så hjälper systemet att rätta till så man håller sig inom tillåtna gränser. Faktum är att den här funktionen är ett väldigt starkt skäl till att köpa ett TA-system till sin verksamhet.

I frånvaro av ett TA-system så kan det bevisligen bli fel på grund av mänskliga faktorer. Transportörer kräver nämligen ibland straffavgifter. Felbokningar kan med andra ord bli kostsamma, vilket på sikt kan såra en verksamhets ekonomi ganska mycket. Inte nog så brukar transportörer kräva ekonomiskt tillägg för till exempel telefonbokning eller annan manuell bokning.

I ett TA-system finns det potential att åstadkomma dina transportbokningar effektivare till skillnad från vanliga bokningsportaler. Till exempel kan man använda sig av en del mallar, adressböcker samt en rad övriga funktioner. Det medför självfallet att mycket manuellt göromål elimineras. De mer avancerade systemen möjliggör också hantering av olika behörigheter. I ett större företag måhända alla inte ges samma behörighet att genomföra vissa åtgärder.

TA-systemet ser även till att samtliga dokument som hanteras är i korrekt standard och i ett format som godkänns av transportörer. Det kan exempelvis handla om adressetiketter och fraktsedlar. Det man bör ha i åtanke är att en del system debiterar extra för att skriva ut dokumenten mer än en gång.

Att följa upp dina transportflöden med hjälp av TA-systemet är en lätt sak tack vare all lagrad information som systemet hanterar. Bland annat finns det möjlighet att bläddra i historik om det skulle uppkomma oklarheter kring vad som blivit skickat för olika transporter. Håll koll på när samt var din sändning levereras. TA-systemet visar alltid den senaste statusen i systemet. Transportören äger nämligen möjlighet att hålla systemet uppdaterat om leveransen.

Med enkelhet kan den tillgängliga informationen också sammaställas till hjälpsam statistik för verksamheten. Det är verkligen ett perfekt sätt för att förbättra arbetet med transporter och självklart även ett enastående sätt för att spara pengar. Fullkomlig koll och översyn med andra ord.

Notiser om transporter kan ställas in så de sänds via antingen e-post alternativt sms. Att använda dessa typer av aviseringar är ett utmärkt sätt att meddela en mottagare av en transport. Det brukar vara genomförbart att flexibelt konstruera sina aviseringar.

Att fundera på inför valet av TA-system

Att välja TA-system till sin rörelse är ett rejält steg. Det krävs mycket funderingar kring företagets behov och därefter välja rätt system. Självklart finns det ett stort antal faktorer att tänka på inför valet av TA-system.

Det är inte bara de tekniska funktionerna som bör vara bestämmande när ett TA-system ska inhandlas. Vem vill äga ett system som alltid krånglar? På samma sätt som man vill att motorn i bilen ska vara pålitlig och bidra till många felfria mil, vill man likaså att sitt TA-system ska vara pålitligt. Det är ju extremt viktigt att systemet jämt är tillgängligt samt att det inte ständigt drabbas av driftfel. Om systemet är ur funktion funkar ju inte det viktigaste, d.v.s. att reservera transporter.

Det kan bli väldigt dyrt och arbetsamt ifall verksamhetens transporter blir stående. Det påverkar nämligen i flera led. Den som vill vara riktigt säker på att erhålla ett stabilt samt säkert TA-system bör välja ett av de etablerade systemen. Det är en försäkran i sig med tanke på att de är väl utarbetade och har troligen gått igenom omfattande uppdateringar under tiden systemet funnits på marknaden.

Det som är definitiv avgörande, eller åtminstone ett högst rekommenderat råd, är att välja ett TA-system med så hög ”upptid” som möjligt. Trots att det tycks vara omöjligt med en upptid på 100 % så bör man sträva efter att komma så tätt som möjligt. Den procentuella siffran uppger i vilken grad TA-systemets servrar är igång. Att fundera på upptiden är extra viktigt om organisationen är omfattande och TA-systemet används av många olika administratörer.

Tänk på att ta fram en prognos för framtiden innan du väljer TA-system. Volymerna inom verksamheten kan ju mycket väl komma att ändras längre fram i tiden och det tvingas givetvis även TA-systemet vara beredd på. Därför måste företaget räkna med vilka behov som tvingas mötas i nuläget, men likaså i framtiden.

För att ta fram en adekvat behovsanalys bör vissa grundläggande frågor redas ut samt analyseras över tid. Hur många transporter kommer registreras? Hur många användare ska vara anslutna till systemet? Övriga relevanta frågor är om de vanligaste transportörerna är anslutna till systemet och om det är möjligt att lägga till transportörer som inte redan finns i systemet.

Den som ändå är osäker i sin beräkning gör rätt i att välja ett grundpaket. Det är viktigt att det är ett paket som okomplicerat och smidigt kan uppgraderas. Det är nämligen både tidsödande och en onödig procedur att ersätta TA-system helt och hållet.

Men den som sannerligen vet vad verksamheten kräver av ett TA-system, och önskar mer invecklad funktionalitet, ges naturligtvis opportunitet att göra mer än endast boka transporter. Det bästa är att ringa och prata med leverantörer samt efterforska vilka möjligheter som finns. Det kan till exempel handla om olika prisfunktioner, ytterligare aviseringsmöjligheter och integrationer till e-handelssystem alternativt affärssystem och mycket mer.

I övrigt är det oerhört fördelaktigt ifall det ingår support för TA-systemet. En bra support måste vara snabb och tillförlitlig samt ingå i den totala kostnaden för TA-systemet.

Köp frakter billigare och öka Din vinst på frakter – på 2 minuter

Nästa gång Du skall forsla något, gärna långt och till utlandet så prova:

Fraktauktioner.

Du lägger ut Din transport på 2 minuter och sedan fajtas ett stort antal transportörer genom att offerera så lågt pris och så bra villkor som möjligt. marknadsforing.com

Jag inhandlar stora mängder frakt & denna sajten har fått ned mina fraktkostnader rejält.

Jag bjuder här på lite erfarenheter från 40 års inköp av frakter:

Det finns inga bra fraktare (förutom budfrakt hämta lämna typ, emellanåt har dessa dessutom slingor typ daglig busstur med billig frakt), det är på sin höjd mediokert.
Är Du inte medveten om att Internethandeln och utländska chaufförer pressat ned frakterna betalar Du överpriser.
Är Du ny samt blåögd samt anlitar Posten till postorder – Du blir antagligen blåst. Antagligen får Du halva priset hos DHL, Privpack eller Bring.
Anlitar Du Posten och dom volymtaxerar Dina postorder sändningar kan de öka priset 3 gånger.
Speditörer är ännu värre, har Du inte offert så kidnappar de Ditt importgods samt skickar en fabricerad jätteräkning, betala eller så behåller dom Ditt gods.
Speditörer tar betalat för påhittade kostnader, t.ex. momsutläggsersättning. Men Du får först betala in momsen i förskott…
Importerar Du från utanför EU så skaffa tullkredit, sparar tid samt pengar.
Anlita aldrig DSV (besk egen erfarenhet, hela kedjan från säljare opp till toppen innan jag gav upp efter 30 år som lojal kund).
Importerar Du utanför EU så köp FOB (Fritt Ombord ungefär) och få ett pris inklusive tulldeklaration/papperhantering – ta in 3-5 offerter samt välj den bästa.
Eljest hamnar Ditt gods i hamnen, säljs till högstbjudande speditör som skickar Dej en jätteräkning (speceriräkning) – betala alternativt vi behåller Dina varor…
Försäkra frakter – existerande ersättning ersätter en struntsumma per kilo.

Tjäna pengar på frakterna:

Pruta, pruta, pruta på frakter. Ta in offerter från 3-5 fraktare och använd Denna Sajten.
Ta betalt för frakter av Dina kunder – påföra ett lågt belöning, pruta till ett billigt pris – behåll mellanskillnaden. Alla tjänar.
Få ned alla pappershanteringspriser och frakter genom att få offerter – behåll förtjänsten.
Har Du 5 importer per vecka – ta över hela pappershanteringen själv, gör elektronisk tulldeklaration.
Vid 5 importer per vecka kan en 1/2-tids personal vara billigare än att anlita speditör!
Vid 1 import vecka samt många utgående debiterade frakter till kunder kan en 1/2-tidsanställd tjäna in sin egen lön + lika mycket till + göra övrigt viktigt.